Kaip paruošti komercinį pasiūlymą, kurį klientas gali patvirtinti

Po gero susitikimo klientas paprašo pasiūlymo. Paruošiate sprendimo aprašymą, kainų lentelę ir įmonės pristatymą. Kontaktinis žmogus padėkoja, persiunčia dokumentą vadovui, ir pokalbis sustoja.

Pasiūlyme gali netrūkti nė vienos prekės, o sprendimui reikalingos informacijos vis tiek gali būti per mažai. Vadovas nedalyvavo susitikime. Jis nežino, kokį sunkumą aptarėte, kodėl pasirinkta tokia apimtis ir kas atsitiks atidėjus pirkimą. Jūsų kontaktas turi visa tai paaiškinti iš naujo.

Ruošiant B2B komercinį pasiūlymą verta pradėti nuo šio klausimo: ar jį gavęs žmogus galės pagrįsti pirkimą savo įmonėje be papildomo pardavėjo komentaro? Toliau pateiktas metodas padeda surinkti tam reikalingą informaciją ir sudėlioti ją į pasiūlymą.

1. Prieš rašydami išsiaiškinkite, koks sprendimas iš tikrųjų priimamas

„Reikia naujos sistemos“ arba „atsiųskite kainą“ dar nepasako, ką pirkėjas vertins. Prieš ruošdami individualų pasiūlymą užfiksuokite penkis atsakymus:

1. Kas vyksta dabar? Paprašykite vieno konkretaus pastarojo meto pavyzdžio. Kur procesas sustojo, kas turėjo jį taisyti ir kokia buvo pasekmė?
2. Kas turi pasikeisti? Sutarkite dėl stebimo pokyčio: trumpesnio paruošimo laiko, mažiau taisymų, aiškesnės kainodaros ar kito klientui aktualaus rezultato.
3. Kas lemia pasirinkimą? Kurie kriterijai būtini, o dėl kurių galima tartis? Kas svarbiau susidūrus kainos, termino ir apimties apribojimams?
4. Kas dalyvaus sprendime? Kas naudosis sprendimu, kas atsakys už diegimą, kas patvirtins investiciją? Kokio atsakymo reikės kiekvienam?
5. Kas gali sustabdyti pirkimą? Neparuošti duomenys, neaiški vidinė atsakomybė, kitas projektas, biudžeto patvirtinimas ar konkreti techninė sąlyga?

Ne kiekvienam pirkimui reikia ilgo poreikių tyrimo. Kai klientas pakartotinai perka aiškiai apibrėžtas prekes, pakanka patvirtinti pasikeitimus. Tačiau sudėtingame pardavime trūkstamų atsakymų nekompensuos gražesnis dokumentas. Jei svarbi sąlyga dar neaiški, pasiūlyme įvardykite prielaidą ir tai, kas ją turi patvirtinti.

2. Pirmame ekrane parodykite, ką rekomenduojate ir kodėl

Įmonės istoriją galima pateikti vėliau. Pradžioje skaitytojas turi rasti savo situaciją, rekomendaciją ir sprendimo ribas.

Trumpa įžanga pakavimo įrangos tiekėjo pasiūlyme galėtų atrodyti taip:

Jūsų sandėlyje skirtingo dydžio siuntos pakuojamos rankiniu būdu vienoje darbo vietoje. Rekomenduojame pirmiausia išbandyti siūlomą pakavimo įrenginį su jūsų naudojamomis pakuotėmis. Į pasiūlymą įtraukiame įrenginį, sutartus priedus, pristatymą, paleidimą ir operatoriaus mokymą. Galutinę komplektaciją bei tinkamumą patvirtinsime po bandymo.

Tai iliustracinis įrangos tiekimo pavyzdys, o ne tikro kliento istorija. Tokią įžangą būtina pritaikyti patikrintoms darbo sąlygoms ir tam, kas iš tikrųjų aptarta. Skaitytojui nereikia iš techninių savybių sąrašo pačiam išvesti jūsų rekomendacijos.

Jeigu negalite paaiškinti, kodėl siūlote būtent tokią komplektaciją, verta grįžti prie poreikio aptarimo.

3. Vertę pagrįskite skaičiavimu, kurį klientas gali patikrinti

„Supakuosite greičiau“ palieka per daug interpretacijų. Naudingiau parodyti, kokiais duomenimis ir prielaidomis grindžiamas vertinimas. Atskirai pažymėkite, ką klientas patvirtino, ką tik vertinate ir ko dar nežinote.

Hipotetinis pakavimo įrangos pavyzdys. Visi skaičiai iliustraciniai, tai nėra kliento rezultatai ar įrenginio našumo pažadas. Tarkime, sandėlyje supakuojama 360 siuntų per dieną, dirbama 20 dienų per mėnesį. Rankiniam vienos siuntos pakavimo veiksmui dabar skiriama vidutiniškai 45 sekundės. Vertinama prielaida, kad po pakeitimo tam pačiam veiksmui reikėtų 30 sekundžių. Šį laiką dar reikia patikrinti bandyme su reprezentatyviomis kliento pakuotėmis.

Šie 540 € nėra automatiškai sumažėjusios įmonės išlaidos. Tai galimo atlaisvinto darbo laiko vertinimas pagal pasirinktas prielaidas. Reikia įvardyti, kam laikas būtų panaudotas, ir patikrinti, ar pakavimas iš tikrųjų yra proceso apribojimas. Jei siuntas stabdo kita darbo vieta, trumpesnis pakavimo veiksmas savaime nepadidins viso sandėlio našumo.

Į sprendimo vertinimą įtraukite įrangos, priedų, pristatymo, paleidimo, mokymo, eksploatacinių medžiagų ir priežiūros sąnaudas. Vien sutaupytų sekundžių nepakanka atsiperkamumui pagrįsti. Jei skirtingos siuntos pakuojamos nevienodai, bandyme palyginkite tas pačias užduotis, pakuotes ir kokybės reikalavimus. Pardavimų augimo į skaičiavimą neįtraukite, kol neturite tam pagrindo.

Štai kaip keičiasi pats vertės argumentas:

Prieš: „Šis įrenginys padidins jūsų sandėlio našumą ir greitai atsipirks.“

Po: „Esant 7 200 siuntų mėnesio apimčiai, to paties pakavimo veiksmo sutrumpinimas nuo 45 iki 30 sekundžių atlaisvintų 30 darbo valandų. Tai tikrinama prielaida. Siūlome bandyme su jūsų pakuočių pavyzdžiais patikrinti laiką ir pakavimo kokybę, o tuomet vertinti naudą kartu su visomis naudojimo sąnaudomis.“

Antroje formuluotėje aišku, iš kur atsiranda nauda ir kas dar neįrodyta. Bandymo eigą ir vertinimo kriterijus taip pat reikia suderinti su klientu.

4. Kainą susiekite su apimtimi ir atsakomybe

Viena bendra suma palieka klausimą, ką klientas iš tikrųjų perka. Ilgas smulkių eilučių sąrašas gali paslėpti svarbiausius pasirinkimus. Pateikite tiek detalumo, kad būtų aiškios kainos priežastys ir pasiūlymą būtų galima sąžiningai palyginti su alternatyvomis.

Prie kiekvieno svarbaus etapo nurodykite:

• ką pristatysite ir pagal ką bus sprendžiama, kad darbas atliktas;
• ką iki sutarto laiko pateiks klientas;
• kas į kainą neįtraukta;
• kokie pasikeitimai lemtų papildomą kainą arba kitą terminą.

Pavyzdžiui, „pristatymas ir paleidimas“ gali reikšti vien įrenginio atvežimą bei nustatymą arba apimti ir užnešimą, darbo vietos paruošimą bei operatorių mokymą. Jei kainoje įvertinta tik dalis šių darbų, tai turi būti matoma prieš patvirtinimą.

Lyginant įrangos pasiūlymus viena suma gali apimti tik įrenginį, kita dar ir būtinus priedus, pristatymą bei paleidimą. Parodykite, kurios dalys būtinos, kas jas užtikrina ir kokios apimties kainą pirkėjas iš tikrųjų lygina.

Vienkartines ir periodines išlaidas parodykite atskirai. Pasirenkamas dalis atskirkite nuo būtinų. Klientui neturėtų reikėti spėlioti, ar po pirmo mokėjimo laukia dar viena privaloma projekto dalis.

5. Alternatyvas kurkite pagal tikrus kompromisus

Trys paketai prasmingi tada, kai jie padeda pasirinkti. Jie mažai naudingi, jeigu skiriasi tik pavadinimais arba vidurinis variantas dirbtinai daromas patraukliausias.

Sprendimo alternatyvas galima sudėlioti taip:

Nesiūlykite etapavimo, jeigu jis techniškai ar ekonomiškai netinka. Taip pat nekurkite dirbtinio skubėjimo: atidėjimo pasekmę įvardykite tik tada, kai ją galite pagrįsti kliento situacija.

Pateikę alternatyvas aiškiai rekomenduokite vieną. Paaiškinkite, kuriuo kliento prioritetu remiatės ir kokiomis aplinkybėmis rekomendacija pasikeistų.

Kartais geresnis pasirinkimas bus pigesnė alternatyva. Jeigu siuntų nedaug, jos labai skirtingos, o pakavimas nėra veiklą ribojanti vieta, rankinio darbo priemonės gali tikti geriau nei automatizavimas. Nereikia kurti dirbtinio įrangos atsiperkamumo. Įvardykite, kokioms aplinkybėms pasikeitus sprendimą vertėtų persvarstyti, pavyzdžiui, išaugus pasikartojančių vienodo tipo pakuočių apimčiai.

6. Paruoškite pasiūlymą ir tiems, kurių nebuvo susitikime

Vienas dokumentas gali keliauti per kelias rankas. Nebūtina kiekvienam skaitytojui rašyti atskiro pasiūlymo, bet pagrindiniai atsakymai turi būti lengvai randami.

Vadovui reikės suprasti, kodėl verta imtis projekto ir kokią riziką prisiima įmonė. Kasdieniam naudotojui rūpės, kaip keisis darbas ir kokios pagalbos sulauks pradžioje. Finansų žmogui reikės bendrų išlaidų bei mokėjimo sąlygų. Jei sprendimas susijęs su sistemomis ar duomenimis, techniniam vertintojui reikės patikrintų reikalavimų, priklausomybių ir dar neatsakytų klausimų.

Trumpą sprendimo santrauką palikite pradžioje, o techninį detalumą pateikite atskiroje dalyje. Neaiškių integracijų, saugumo ar darbų terminų neaprašykite kaip jau sutartų faktų.

7. Užbaikite veiksmu, kuris leidžia judėti toliau

„Lauksime jūsų atsakymo“ nepadeda suprasti, kokio atsakymo reikia. Pasiūlymo pabaigoje nurodykite kitą sprendimą ir tai, ko jam trūksta.

Pavyzdžiui:

Kitas žingsnis: su sandėlio vadovu suderinti bandymo su jūsų pakuočių pavyzdžiais apimtį. Turime pasirinkti reprezentatyvias siuntas, sutarti laiko ir kokybės vertinimo kriterijus bei patvirtinti darbo vietos paruošimo reikalavimus. Po bandymo galėsime suderinti galutinę komplektaciją ir pristatymo sąlygas.

Geriausia šį žingsnį sutarti dar prieš išsiunčiant pasiūlymą. Jei vėliau reikia pakartotinai susisiekti, grįžkite prie konkretaus likusio klausimo. Pasiūlymo atidarymas ar perskaitymas savaime nepatvirtina ketinimo pirkti.

Kaip pasiūlymą paruošti greičiau

Greitį verta kurti dar prieš kitą pardavimo pokalbį. Pasiruoškite patvirtintus sprendimų aprašymus, aiškias kainodaros taisykles, pasikartojančių darbų apimties ribas ir klausimus, kuriuos reikia išsiaiškinti su klientu. Nurodykite, kas prižiūri šias dalis ir kada jas reikia atnaujinti.

Kiekvienam klientui iš naujo apgalvokite jo situaciją, rekomendaciją, vertės pagrindimą ir neaiškumus. Tuo pačiu nereikia iš naujo rašyti jau patikrintos techninės informacijos ar rankiniu būdu surinkinėti to paties katalogo.

Wantly gali būti šio proceso darbo vieta: pasiūlymų šablonai ir turinio blokai, produktų katalogas bei kainodaros taisyklės padeda pakartotinai naudoti paruoštą informaciją. Tačiau klientui tinkamą apimtį, realistiškas prielaidas ir rekomendaciją pirmiausia turi apgalvoti komanda.

Prieš siųsdami atlikite vieną turinio patikrą: paprašykite pokalbyje nedalyvavusio kolegos iš pasiūlymo pasakyti, ką klientui rekomenduojate, kodėl, už kiek ir ką jis turi nuspręsti toliau. Ten, kur kolega spėlioja, greičiausiai spėlios ir pirkėjas.